Tilaus saapuu sähköpostiin. Sen tiedot kopioidaan toiminnanohjausjärjestelmään. Puuttuva toimitusosoite kysytään asiakkaalta, ja myöhemmin laskutusta varten tarkistetaan vielä erikseen, mitä lopulta sovittiin.
Jokainen vaihe on tuttu ja sinänsä yksinkertainen. Yhdessä ne vievät aikaa ja jättävät paljon yhden ihmisen muistin varaan.
Asiakaskeskusteluissamme tällaiset tilanteet toistuvat eri toimialoilla. Yrityksellä voi olla hyvä toiminnanohjaus, toimiva taloushallinto ja kokeneet työntekijät. Silti kokonaisuuden sujuvuus riippuu siitä, että joku siirtää tietoa niiden välillä.
Näistä kohdista löytyy usein hyvä lähtökohta tekoälyn ja automaation hyödyntämiselle.
Missä käsityötä syntyy?
Kuljetusyrityksessä keikan tiedot voivat tulla sähköpostilla, WhatsAppilla tai liitetiedostossa. Jonkun pitää tunnistaa tilaus, poimia tarvittavat tiedot ja kirjata ne ajojärjestelyyn.
Teknisessä kaupassa tarjouspyyntö saattaa sisältää satoja Excel-rivejä. Tuotenimet, mitat ja materiaalit ovat eri asiakkailla eri muodoissa. Ennen hinnoittelua aineisto pitää saada sellaiseen kuntoon, että sitä voidaan verrata omaan tuoterekisteriin.
Ostolaskuissa perustiedot voivat tunnistua jo automaattisesti. Työtä jää silti sen selvittämiseen, mille työmaalle tai lähetykselle yksittäinen laskurivi kuuluu.
Yhteistä näille tilanteille on, että ihminen tulkitsee saapuvan tiedon ja sovittaa sen yrityksen omaan toimintatapaan. Juuri tätä vaihetta voidaan usein helpottaa.
Hyvää pääjärjestelmää kannattaa täydentää
Kehitystyön lähtökohdaksi sopii usein kysymys: minkä yhden työvaiheen haluaisitte saada sujuvammaksi?
Jos nykyinen toiminnanohjaus palvelee yritystä hyvin, sen rinnalle voidaan rakentaa esimerkiksi työkalu, joka jäsentää tilausviestit tarkistettaviksi luonnoksiksi. Tarjouslaskentaa voidaan helpottaa lukemalla asiakkaiden aineistot yhtenäiseen muotoon. Kannattavuusseurantaa voidaan kehittää yhdistämällä myynti-, osto- ja toteumatietoja samaan näkymään.
Toteutustapa riippuu käytettävissä olevista tiedoista, järjestelmien yhteyksistä ja yrityksen omista säännöistä.
Rajattu aloitus auttaa myös arvioimaan hyötyä. Kun ensimmäinen työvaihe toimii, seuraava kehityskohde on helpompi valita.
Ihmisen tarkistus on osa toimivaa ratkaisua
Automaation ensimmäinen versio voi tehdä valmistelutyön ja jättää hyväksynnän ihmiselle.
Tilausluonnoksessa käyttäjä tarkistaa asiakkaan, määrät ja toimitusajan. Tarjousaineistossa epäselvät nimikkeet nostetaan näkyviin. Laskun kohdistuksessa puuttuva viite ohjataan tarkistettavaksi.
Tällainen toimintatapa tekee poikkeukset näkyviksi ja antaa mahdollisuuden testata ratkaisua käytännön työssä. Samalla selviää, mitkä tapaukset voidaan myöhemmin käsitellä pidemmälle automaattisesti.
Milloin kehittäminen kannattaa?
Kaikki käsityö ei tarvitse omaa järjestelmää. Jos tehtävä toistuu harvoin ja hoituu nopeasti, kehittämisen hyöty voi jäädä pieneksi.
Siksi ennen toteutusta kannattaa selvittää:
- Kuinka usein työvaihe toistuu?
- Paljonko käsittelyyn ja korjauksiin kuluu aikaa?
- Viivästyttääkö se tarjouksia, toimituksia tai laskutusta?
- Mitä tapahtuu, jos tehtävästä vastaava henkilö on poissa?
- Voiko ongelman ratkaista nykyisen järjestelmän ominaisuuksilla?
Hyöty voi syntyä säästyneen ajan lisäksi nopeammasta laskutuksesta, vähentyneistä virheistä ja siitä, että työn tilanne näkyy muillekin.
Aloitetaan yhdestä oikeasta tilanteesta
Devoralla lähdemme liikkeelle asiakkaan työstä ja aineistosta. Valitsemme rajatun ongelman, selvitämme toteutustavan ja sovimme, millä perusteella ratkaisun hyötyä arvioidaan.
Hyödynnämme AI-avusteista ohjelmistotuotantoa ja aiempien toteutusten osia. Määrittely, testaus ja käyttöönotto tehdään osana kokonaisuutta.
Missä teillä siirretään samaa tietoa käsin paikasta toiseen?
Tuokaa keskusteluun yksi esimerkki: tilausviesti, tarjouspyyntö tai käsin korjattava lasku. Sen pohjalta voimme yhdessä arvioida, löytyykö työvaiheesta järkevä paikka automaatiolle.